Uvođenje novog kadrovskog sistema – šta poslodavac smije da sačuva
Kada poslodavac uvede primjera radi neki novi novi softver za kadrovsku evidenciju, a što se često dešava u praksi i poslovanju dozvoljeno je da unese i sačuva lične podatke bivših radnika bez njihove saglasnosti, pod uslovom da postupa u skladu sa zakonskim propisima o zaštiti podataka.
Takva obrada obuhvata prebacivanje postojećih podataka iz starog sistema u novi (tzv. migracija podataka), kao i čuvanje podataka onoliko dugo koliko zakon nalaže.
Pristup tim podacima mora biti ograničen isključivo na osobe koje imaju ovlaštenje za to, poput službenika za ljudske resurse, računovodstva ili pravne službe. Podaci se mogu koristiti isključivo u zakonite svrhe, kao što su izdavanje potvrda o radnom odnosu, poreske prijave ili postupci vezani za penzijsko i invalidsko osiguranje.
Situacije kada čuvanje podataka postaje nezakonito
Nije dozvoljeno da poslodavac:
- čuva lične podatke duže od perioda koji je neophodan,
- koristi ih u svrhe koje nisu povezane s originalnim razlogom prikupljanja (npr. marketing ili statistika bez anonimizacije),
- vodi arhivu bez jasno određenog roka brisanja i bez uspostavljene politike o čuvanju i brisanju podataka.
Matična evidencija radnika – trajna obaveza čuvanja
Posebno je važno napomenuti da se matična evidencija radnika u materijalnom obliku čuva trajno.
Ova evidencija sadrži osnovne podatke o radnicima i bivšim zaposlenima i predstavlja dokument od trajne vrijednosti za poslodavca.