Zakonski okvir zaštite ličnih podataka u radnom odnosu
Član 55. Zakona o zaštiti ličnih podataka („Službeni glasnik BiH", broj 12/25), u daljem tekstu ZZLP, uređuje obradu ličnih podataka u kontekstu zaposlenja. Ovim članom je propisano da se posebnim zakonom ili kolektivnim ugovorom detaljnije određuju pravila s ciljem zaštite prava i sloboda u vezi s obradom ličnih podataka zaposlenih.
Obrada ličnih podataka dozvoljena je u jasno određenim situacijama, naročito za potrebe zapošljavanja, izvršenja ugovora o radu, ispunjavanja obaveza propisanih zakonom ili kolektivnim ugovorima, upravljanja i organizacije rada, osiguravanja jednakosti i različitosti na radnom mjestu, zaštite zdravlja i bezbjednosti na radu, zaštite imovine poslodavca ili klijenta, kao i za ostvarivanje prava i pogodnosti iz radnog odnosa, uključujući i prestanak radnog odnosa.
Ograničenja iz Zakona o radu Federacije BiH
Iako važeći propisi u Bosni i Hercegovini još uvijek ne preciziraju detaljna pravila obrade ličnih podataka zaposlenih, Zakon o radu FBiH („Službene novine FBiH", broj 26/2016, 89/18, 49/21, 44/22 i 39/24) u članu 30. jasno propisuje da se lični podaci radnika ne mogu prikupljati, obrađivati, koristiti ili dostavljati trećim licima, osim kada je to određeno zakonom ili kada je nužno radi ostvarivanja prava i obaveza iz radnog odnosa.
Iz toga proizlazi da svaki dokument ili podatak koji se zahtijeva od radnika mora imati jasno definisanu i zakonitu svrhu.
Koji dokumenti se zakonito prikupljaju prilikom zapošljavanja
U skladu s navedenim propisima, zakonito se mogu zahtijevati i obrađivati sljedeće isprave:
- Porezna kartica (original) - opravdana je u svrhu pravilnog obračuna poreskog odbitka u skladu s propisima o porezu na dohodak
- Uvjerenje o prebivalištu (CIPS) - original - opravdano je radi odlučivanja o pravu na naknadu troškova dolaska i povratka s posla
- CV - služi za dokazivanje ispunjavanja uslova za konkretno radno mjesto
- Diploma o završenom obrazovanju (ovjerena kopija) - potrebna je radi dokazivanja posebnih uslova za obavljanje poslova tog radnog mjesta
Obaveza poslodavca u pogledu sigurnosti podataka
Članom 26. stav (1) ZZLP propisano je da je kontrolor podataka dužan primijeniti odgovarajuće tehničke i organizacione mjere zaštite, uzimajući u obzir prirodu, obim, okolnosti i svrhu obrade, kao i moguće rizike po prava i slobode fizičkih lica. Cilj ovih mjera je osigurati zakonitu obradu ličnih podataka i mogućnost dokazivanja usklađenosti sa zakonom.
Ove mjere se moraju redovno preispitivati i po potrebi ažurirati.
Čuvanje personalnih dosijea zaposlenih
Mjere koje se odnose na sigurnost podataka dodatno su definisane članom 34. ZZLP. U skladu s tim, personalni dosijei zaposlenih trebaju se čuvati u zaključanim ormarima ili prostorijama, kojima pristup imaju isključivo ovlaštena lica, poput kadrovske službe ili zaposlenih zaduženih za obračun plata, i to samo u obimu potrebnom za izvršavanje njihovih radnih zadataka.
Podrazumijeva se da su personalni dosijei pod ključem, što omogućava zakonito i bezbjedno pohranjivanje ličnih podataka zaposlenih.