Zakonski okvir i kolektivni ugovori
Članom 55. stav (1) Zakona o zaštiti ličnih podataka (ZZLP) propisano je da se posebnim zakonom ili kolektivnim ugovorom preciziraju pravila za zaštitu prava i sloboda u vezi s obradom ličnih podataka u kontekstu zaposlenja. To uključuje zapošljavanje, izvršenje ugovora o radu, uživanje prava i pogodnosti iz radnog odnosa, kao i prestanak radnog odnosa.
Interni akti poslodavca i pogodnosti
Primjeri pogodnosti iz radnog odnosa mogu se podvesti pod uživanje prava i pogodnosti, ali nije realno očekivati da sva pitanja budu uređena zakonom ili kolektivnim ugovorom. Takve pogodnosti obično se regulišu internim aktima poslodavca (odlukama), koje moraju biti dostupne zaposlenima i jasno sadržavati način ostvarivanja prava ili pogodnosti.
Obaveza informisanja zaposlenih
Poslodavac mora upoznati zaposlene sa svim segmentima obrade podataka – svrhom obrade, obimom potrebnih podataka, rokovima čuvanja i eventualnim prenosom podataka trećoj strani. Na osnovu tih transparentnih informacija, zaposleni odlučuje da li će podnijeti zahtjev za određenu pogodnost i dostaviti podatke.
Obim podataka koji se obrađuju
Kod ostvarivanja pogodnosti, potrebno je ograničiti obradu samo na podatke neophodne za svrhu. U konkretnom slučaju, to su podaci o imenu, prezimenu, datumu i godini rođenja djeteta.