Šta ne treba čuvati u personalnom dosijeu radnika
U personalnom dosijeu radnika ne bi trebalo pohranjivati kopiju lične karte, niti pasoša u slučaju stranih radnika, kao ni potvrdu o adresi prebivališta. Iako sadržaj personalnog dosijea nije posebno uređen podzakonskim aktima, u praksi se pod tim dosijeom podrazumijevaju isprave kojima radnik dokazuje svoje kvalifikacije, stručni status i slične činjenice relevantne za radni odnos.
Kod dokumenata poput potvrde iz CIPS-a ili identifikacionog dokumenta, poslodavac treba izvršiti samo uvid, a taj uvid evidentirati putem službene zabilješke, bez zadržavanja kopije dokumenta u dosijeu.
Koji podaci se mogu zakonito čuvati
Poreznu karticu poslodavac može čuvati u personalnom dosijeu radnika, ali isključivo uz primjenu svih propisanih mjera zaštite ličnih podataka. Isto važi i za podatke o broju bankovnog računa, koji se takođe mogu nalaziti u dosijeu, s obzirom na njihovu povezanost s isplatom plaće.
JMBG u personalnim dosijeima - praktični i pravni problem
Posebno je važno da JMBG više ne bude vidljiv, odnosno čitljiv. Način na koji će se to postići predstavlja tehničko pitanje - poslodavac može učiniti JMBG nečitljivim ili primijeniti izmjenu ugovora o radu u skladu sa članom 107. Zakona o radu Federacije BiH.
Međutim, potrebno je imati u vidu da prethodni ugovor o radu i dalje postoji u materijalnom obliku u personalnom dosijeu radnika. Upravo zbog toga, praksa brisanja JMBG-a iz ugovora o radu pokazuje se kao nedjelotvorna mjera, jer ne uklanja stvarno postojanje tog podatka u dokumentaciji.
Zaključak iz prakse zaštite podataka
Upravljanje personalnim dosijeima mora biti zasnovano na principu minimizacije podataka, uz jasno razdvajanje onoga što je dozvoljeno trajno čuvati i onoga za šta je dovoljan samo uvid. Posebnu pažnju poslodavci moraju posvetiti osjetljivim identifikacionim podacima, kako bi se izbjegle povrede propisa o zaštiti ličnih podataka.