Zašto je pravilno vođenje personalnog dosijea važno
Personalni (radni) dosije zaposlenog predstavlja skup dokumenata koji se odnose na radni odnos i profesionalni razvoj radnika. Njegov sadržaj mora biti prilagođen potrebama poslodavca, uz poštovanje propisa o radu i zaštiti ličnih podataka.
Obavezni sadržaj radnog dosijea zaposlenog
Radni dosije, u pravilu, obuhvata sljedeću dokumentaciju:
- ugovore o radu
- biografiju (CV) zaposlenog
- rodni list i/ili uvjerenje o državljanstvu, pri čemu poslodavac kao kontrolor podataka odlučuje da li su potrebna oba dokumenta ili je dovoljan jedan radi utvrđivanja starosti i državljanstva
- diplome, svjedočanstva i certifikate o stručnom usavršavanju
- ljekarska uvjerenja
- podatke o članovima porodice (npr. radi ostvarivanja prava iz zdravstvenog osiguranja i naknada), pri čemu se ne čuvaju kopije dokumenata, već samo podaci utvrđeni uvidom u rodni list djeteta, vjenčani list i slično
- godišnje ocjene rada i planove profesionalnog razvoja
- podatke o izrečenim disciplinskim mjerama i zabilješke o povredama radne discipline
- potvrde o nekažnjavanju, kada su one propisane za određena radna mjesta
Prilagođavanje radnog dosijea potrebama poslodavca
U zavisnosti od specifičnih potreba u oblasti ljudskih resursa, poslodavac kao kontrolor podataka može prilagoditi sadržaj radnih dosjea, vodeći računa o svrsi obrade i zakonitosti prikupljanja podataka.
Razlika između radnog i finansijskog dosijea
Pored radnog dosijea, poslodavac vodi i poseban finansijski dosije zaposlenog, koji se čuva u okviru finansijske službe i sadrži:
- evidencije o stimulacijama i bonusima
- platne liste
- broj tekućeg računa i podatke o banci
- doznake za bolovanje
- poresku karticu i druge finansijske evidencije