Zašto se načelo ograničenog čuvanja ne primjenjuje samostalno
Načelo ograničenog čuvanja ne primjenjuje se izolirano, već uvijek u okviru posebnih propisa koji uređuju pojedine oblasti. Pravni sistem Bosne i Hercegovine prepoznaje više oblasti u kojima su rokovi čuvanja dokumentacije i podataka izričito propisani.
Propisi koji određuju rokove čuvanja dokumentacije
U računovodstvenim propisima, konkretno u Zakonu o računovodstvu i reviziji u Federaciji BiH (članovi 31. i 32.), propisano je trajno čuvanje određenih dokumenata, poput platnih lista, kupoprodajnih ugovora o nekretninama, godišnjih obračuna i izvještaja revizije.
Porezni propisi, uključujući Zakon o Poreznoj upravi Federacije BiH i Zakon o postupku indirektnog oporezivanja Bosne i Hercegovine, kroz rokove zastare od pet, odnosno deset godina, određuju period u kojem se porezne prijave i evidencije moraju čuvati.
Radno-pravni propisi, kao što su Zakon o radu i Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, propisuju da se pojedina dokumentacija, poput matične evidencije i ugovora o radu, čuva trajno.
Arhivski propisi, sadržani u Zakonu o arhivskoj građi Federacije BiH, obavezuju subjekte da donesu listu kategorija registraturne građe sa utvrđenim rokovima čuvanja, te da se uništavanje dokumentacije može izvršiti isključivo uz prethodno odobrenje nadležnog arhiva.
Minimalni i maksimalni rokovi čuvanja podataka
Ključno je razumjeti da posebni propisi određuju minimalne rokove čuvanja dokumentacije, dok načelo ograničenog čuvanja postavlja gornju granicu. Drugim riječima, dokumentacija se ne smije čuvati duže nego što je to opravdano svrhom obrade i postojećim pravnim osnovom.
Načelo ograničenog čuvanja predstavlja vezu između opšteg pravila o zaštiti privatnosti i konkretnih posebnih propisa. Ono ukazuje na obavezu propisanu Zakonom o zaštiti ličnih podataka BiH da se lični podaci ne čuvaju duže nego što je neophodno za svrhu obrade. Upravo kombinacija posebnih propisa i ovog načela čini osnov pravilnog postupanja u upravljanju dokumentacijom.
Kontinuirana provjera kao obaveza rukovaoca podataka
Čuvanje ličnih podataka nije isključivo tehničko pitanje arhiviranja, već podrazumijeva stalnu provjeru. Neophodno je utvrđivati da li svrha čuvanja i dalje postoji, da li poseban zakon nalaže daljnje čuvanje podataka, te da li je moguće izvršiti anonimizaciju kako bi se zadržala isključivo njihova statistička ili dokazna vrijednost.
Na taj način se ostvaruje ravnoteža između potrebe organizacije da raspolaže dokaznom dokumentacijom i prava pojedinaca na zaštitu privatnosti.