Pravilnik o videonadzoru mora jasno definisati sve ključne informacije o načinu prikupljanja i obrade podataka putem kamera. U nastavku su navedene obavezne stavke koje takav dokument treba da sadrži.
1. Pravna osnova i svrha videonadzora
Pravilnik mora da navede na kojem zakonskom osnovu se zasniva postavljanje videonadzora i koja je njegova svrha — npr. zaštita ljudi i imovine, kontrola pristupa, bezbjednost poslovnog prostora i sl.
2. Ko ima pristup snimcima
Potrebno je jasno navesti koje su osobe ovlašćene da pristupaju ili obrađuju podatke prikupljene putem videonadzora, kao i obim njihovih ovlašćenja.
3. Obaveza označavanja prostora pod nadzorom
Pravilnik treba da opiše izgled i sadržaj obavještenja da je prostor pod videonadzorom. Oznaka mora biti vidljiva i sadržavati sve zakonom propisane informacije.
4. Informisanje lica čiji se podaci obrađuju
Potrebno je navesti na koji način se ispitanicima pružaju informacije o obradi njihovih podataka putem kamera i kome se mogu obratiti ako žele ostvariti svoja prava iz oblasti zaštite podataka.
5. Rok čuvanja snimaka
Pravilnik mora da precizira koliko dugo se snimci čuvaju, uz poštovanje pravila nužnosti i proporcionalnosti.
6. Uloga izvršilaca obrade
Ako voditelj obrade koristi usluge eksternog izvršioca (npr. za održavanje sistema ili čuvanje snimaka), potrebno je naznačiti da li je zaključen ugovor o obradi podataka u skladu sa članom 28 Opšte uredbe o zaštiti podataka.
7. Tehničke karakteristike sistema
Pravilnik mora da uključi informacije o:
- broju kamera,
- vrsti opreme,
- lokaciji kamera,
- perimetru oblasti koje se snimaju.
8. Da li kamere snimaju samo vlastiti prostor
Neophodno je navesti obuhvataju li kamere isključivo prostor koji je u vlasništvu ili zakupu poslovnog subjekta, ili postoji mogućnost zahvatanja javnih ili tuđih površina.
9. Videonadzor u radnim prostorijama
Ako se kamere nalaze u radnom prostoru, pravilnik mora da sadrži informaciju o tome kako su zaposleni obaviješteni da je videonadzor uveden.
10. Zabranjene zone snimanja
Mora se potvrditi da kamere nisu postavljene tako da snimaju prostorije za odmor, presvlačenje ili ličnu higijenu, što je zakonska zabrana.
11. Tehničke i organizacione mjere zaštite
Pravilnik treba da uključi detalje o mjerama kojima se štite lični podaci, kao što su:
- korisnička imena i lozinke na uređajima kako bi pristup imali samo ovlašćeni,
- način čuvanja snimača (ormari, zaključane prostorije) sa pristupom ograničenim na odgovorne osobe.
12. Evidencija pristupa snimcima
Treba navesti da li postoji automatizovan sistem bilježenja pristupa snimcima (logovi), koji pokazuje vrijeme, mjesto i identitet osoba koje su pogledale snimke.
13. Povjerljivost i obuka osoblja
Pravilnik mora da precizira:
- da li su osobe sa pristupom snimcima potpisale izjave o povjerljivosti,
- jesu li prošle obuku o zaštiti ličnih podataka.
14. Dodatne tehničke i organizacione mjere
Ako postoje druge relevantne mjere (npr. enkripcija, specifični bezbjednosni postupci), i one treba da budu navedene u pravilniku.